Ein Schei***prozess wird auch digital ein solcher bleiben!

Jeder spricht von Digitalisierung – aber Hand aufs Herz: Setzt Du das in euerem Unternehmen auch konsequent um? Und damit ist nicht gemeint statt dem Kugelschreiber nun in jedem Fall den Laptop zur Hand zu nehmen ;-)

Vorteile erkennen und nutzen

Digitalisierung bedeutet viel mehr als den bisher analogen Prozess zukünftig digital abzubilden. Sie bietet das Potential Unternehmensprozesse effizienter darzustellen. Richtig verstanden, liefert sie automatisiert ein Abbild des Ist-Zustandes im Unternehmen. Sie zeigt Optimierungschancen auf, kann dazu beitragen den Umsatz anzukurbeln und ermöglicht den Zugang zu neuen Geschäftsmodellen. Trotzdem: Es liegt an Dir die Vorteile der Digitalisierung für dich und Dein Unternehmen auch zu nutzen.

Software ist nicht alles

Ja, Algorithmen können heute eine ganze Menge. “KI” - die Künstliche Intelligenz - schwebt als Buzzword über Allem, aber nur die wenigsten wissen damit auch tatsächlich etwas anzufangen. Lasst euch davon nicht verunsichern. Digitalisierung im Unternehmen heißt nicht Google zu befragen welches Software-Tool in welcher Abteilung sinnvoll wäre und dann munter drauf los zu shoppen. Letzteres führt in den meisten Fällen eher zum kompletten Gegenteil: Frust. A - weil es den Anforderungen im Unternehmen nicht gerecht wird, B - weil es keinen Effekt auf die Prozesse hat und C -weil deine Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Unterm Strich ist damit nichts gewonnen – und die Skepsis bzw. Ablehnung gegen die digitalen Arbeitsinstrumente wird bei jedem Fehlversuch nur weiter steigen.

Den Fokus auf die Prozess legen

Schritt eins zur Digitalisierung im Unternehmen ist die konzentrierte Bestandsaufnahme der alltäglichen Prozesse. Wie gestaltet sich die interne Kommunikation – greift man zum Hörer, trifft man sich am Schreibtisch, schreibt man E-Mails? Ein Auftrag kommt ins Haus – wie sieht der weitere Workflow aus? Die Entwicklung meldet das neue Produkt ist marktreif – was passiert nun? Und und und. Schaut genau hin wie die einzelnen Zahnrädchen ineinander übergreifen, fixiert die Prozesse schriftlich und hinterfragt jeden Prozess deutlich:

Ist jeder Schritt, wie er bis dato gemacht wird, überhaupt sinnvoll? Lautet die Antwort "Nein" solltet Ihr an dieser Stelle den Mut haben ihn zu streichen und gegebenenfalls durch einen Effizienteren zu ersetzen. Blindes digitalisieren bringt Euch nicht weiter.

Technik an die Anforderungen anpassen

Ihr wisst jetzt welche Prozesse für das Unternehmen notwendig und sinnvoll sind. Leget Euren Fokus nun auf die Anforderungen dahinter: Was muss ich machen/haben/können, um …? Erst wenn darüber Klarheit herrscht, stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Prozessbaustein digital oder gar automatisiert dargestellt werden kann. Gebt Euch Zeit für die Wahl der technischen Lösung! Achtet darauf, dass die Software bestenfalls über Schnittstellen zu weiteren genutzten Tools verfügt und dass Software A eine wirkliche Ergänzung zu Software B ist.

Räumt Euch und Euren Mitarbeitern großzügigen Spielraum zum Testen der Wunsch-Software ein. Plant Budgets für etwaige Schulungen ein. Und verzichtet auf den Ferrari, wenn die Unternehmensprozesse auch mit dem bodenständigen Passat abgebildet werden können. Eine Software, die alles kann, aber in der nur ein Bruchteil der Funktionen wirklich genutzt werden, kostet in erster Linie unverhältnismäßig viel Geld und menschliche Kapazitäten – unterschätzt nicht den Onboarding-Prozess bis “Raumschiff-Software” tatsächlich effektiv genutzt werden kann!

Im Detail: Daten interpretieren und nutzen

Die Einlegeböden der Aktenschränke werden nun deutlich entlastet und die Umwelt profitiert auch durch weniger Papier, das jetzt eben nicht mehr in den unterschiedlichsten Formen durch den Drucker geschickt wird. Ein weitreichender positiver Effekt der Digitalisierung liegt für das Unternehmen jedoch woanders, nämlich im automatisierten Zugang zu weiteren Datenquellen – und damit zu mehr Informationen. Der Kunde wird plötzlich greifbarer, weil sein Kauf- und Nutzerverhalten verfolgt werden kann. Statistiken, Kennzahlenboards, Entwicklungen und Prognosen müssen in vielen Fällen nicht mehr aufwändig recherchiert und selbst hochgerechnet werden. Im Sinne ihrer Kunden integrieren viele Hersteller verständlich aufbereitete Analysen der im Unternehmen verarbeiteten Daten in ihrer Software. Es liegt jedoch in Deiner Verantwortung diese Informationen auch entsprechend zu nutzen, zu hinterfragen und darauf zu reagieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ihr habt euch dafür entschieden Eurer Personalabteilung mehr Zeit einzuräumen, um basierend auf ergebnisorientierten Rollenbeschreibungen, Active Recruiting und ähnlichen Maßnahmen, die Bewerber zu finden, die das Unternehmen weiterbringen. Es wurde eine Personalmanagementsoftware eingeführt, die den Bewerberprozess komplett digital darstellt. Nebenprodukt ist, dass die Software unter Anderem jeden Bewerber, der durch das System gelaufen ist, nach seinem Bewerbererlebnis befragt, genau darstellt und wie oft Stellenanzeigen überhaupt angeklickt wurden. Sind die Sternebewertungen der Bewerber also eher mies, muss sich die Personalabteilung definitiv mit ihrem Prozess auseinandersetzen. Wird die Anzeige zwar geklickt, aber es kommen wenig bis gar keine Bewerbungen, muss hinterfragt werden, woran das liegen kann.

Denkt auch an Eure Mitarbeiter

Bei aller Euphorie: Bezieht Eure Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess ein. In den wenigsten Firmen werden ausschließlich "Digital Natives" beschäftigt. Bedenkt also, dass für andere Mitarbeiter, die nicht mit PC, Handy und Internet aufgewachsen sind, der Einzug des digitalen Zeitalters Sinnbild der willkürlichen Wegrationalisierung von Arbeitsplätzen sein kann. Es ist nicht wegzudiskutieren, dass sich mit zunehmender Digitalisierung auch die Anforderungen an die Gesellschaft verändern, auch im Arbeitsleben. Andersherum erleichtert sie die tägliche Arbeit – und schafft neue Spielräume für die persönliche Entwicklung. Beweist daher Fingerspitzengefühl und nehmt Eure Belegschaft mit auf dem Weg in die digitale Zukunft Eures Unternehmens.