Warum Du ab sofort die “CC”-E-Mails deiner Mitarbeiter ignorieren solltest!

Montagmorgen! Routiniert wie immer sitzt Du an deinem Schreibtisch mit der ersten Tasse Kaffee in der Hand und starrst auf deine E-Mails. „Wahnsinn wie diese Flut von Nachrichten fast täglich zunimmt!“ denkst Du dir. Schon etwas entnervt, nimmst Du noch einmal einen tiefen Schluck aus deiner Kaffeetasse und beginnst zu lesen. 

Sieht deine Morgenroutine auch so oder so ähnlich aus? Gehörst Du auch zu der Gruppe der Unternehmer die mit zunehmendem Erfolg gefühlt in Ihren E-Mails ertrinken? - Glückwunsch, dann bist Du in bester Gesellschaft! Laut Umfragen geht es 2/3 aller deutschen Unternehmer und Inhaber von Unternehmen unter 200 Mitarbeitern so. 

Bei mir hat dieses morgendliche Ritual in Spitzenzeiten bis zu vier Stunden gedauert! Da war dann auf einmal der halbe Tag weg und kein Zeitmanagement dieser Welt hatte mir hier signifikant helfen können. Unter anderem implementierte ich für mich die Methode der Zero Inbox, die mit ein paar einfachen Regel, das Ziel hat, das Du dich nur noch mit den nötigsten E-Mails beschäftigst, welche wirklich von Dir zu erledigen sind und alles Andere delegierst bzw. ignorierst. Ziel ist es am Ende des Tages, wie der Name ja auch schon sagt, eben einen leeren Posteingang zu haben und am nächsten Tag wieder frisch zu starten. 

Ich habe mich in einem anderen Artikel bereits ausführlicher mit Zero Inbox beschäftigt. Diesen Artikel kannst du gerne hier lesen)

Zurück zu meinen E-Mails. Also trotz Zero Inbox war die Masse an E-Mails immer noch viel zu hoch. Hier musste etwas geschehen. Ich begann mich genauer mit meinen täglichen E-Mails zu beschäftigen um ein Muster zu erkennen oder eine Typisierung vornehmen zu können. Dabei fiel es mir wie Schuppen von den Augen! Beinahe 80% der hunderten von Mails, die ich täglich so bekam, waren „CC“-E-Mails! Sie waren also gar nicht für mich direkt bestimmt, sondern handelten über irgendeinen Vorgang, einen Vertrag, einen Kunden. 

Ich war hier lediglich in „Kopie“ weil man mich informiert halten wollte. Wenn ich also meinen engsten Mitarbeitern von nun an mitteilen würde, dass ich in Zukunft nicht mehr auf „CC“ stehen möchte, dann sollte sich das Thema „zu viele E-Mails“ schnell erledigt haben! 

Gesagt, getan! Ich öffnete eine neue E-Mail und schrieb folgende Nachricht:

Liebe Mitstreiter, 

viele von Euch wissen, dass sich unser Unternehmen aktuell rapide weiterentwickelt und wir dadurch vor vielen neuen Herausforderungen stehen. Auch ich merke, dass mein Tag nur 24 Stunden hat und ich mich aktuell zu viel mit E-Mails, die mir in CC zugestellt werden, beschäftige, obwohl hier gar nichts für mich beizutragen ist.

Ich möchte euch daher bitten mich zukünftig nicht mehr auf Kopie zu setzen, wo Ihr es nicht als unbedingt notwendig anseht. Ich werde mein E-Mail Programm neu konfigurieren und „CC“-E-Mails in Zukunft so herausfiltern, dass ich diese E-Mails gar nicht mehr zu Gesicht bekomme!

Wenn es also wichtige Dinge gibt, bei denen Ihr meine Unterstützung benötigt, so setzt mich in Zukunft direkt in den Verteiler und nicht mehr in „CC“. 

Liebe Grüße, 

Marco 

Erledigt! Meine Erwartungshaltung war, dass ich in Zukunft 80% weniger E-Mails bekommen würde und sich somit auch die morgendliche Zeit für meine E-Mail-Routine um 80% reduzieren sollte. Weit gefehlt! 

Wenige Tage später, verbrachte ich weiterhin Stunde um Stunde mit meinen E-Mails. Die tägliche Anzahl war kaum zurückgegangen. Es hatte sich nur eins geändert. Ich bekam kaum noch „CC“ E-Mails. Überall stand ich von nun an direkt im Verteiler. Auch wenn ich gar nichts zu dem Vorgang beitragen konnte! 

Frustriert und wütend erzählte ich ein paar Tage später meinem guten Freund und erfahrenen Geschäftsführer Sascha von meinen „CC“-E-Mail-Erlebnissen. Er hörte meinen Ausführungen sehr aufmerksam zu und begann immer wieder zu lachen und zu nicken! Lachte er mich aus?! 

Dann stellte er mir folgende Frage: „Hast du deinen Mitarbeitern denn auch erlaubt eigene Entscheidungen und Fehler zu begehen?“ 

Was war denn das bitte für eine blöde Frage! Klar, wozu habe ich denn sonst Mitarbeiter, wenn nicht dafür! Aber die Frage bleib hängen! Warum setzen die Mitarbeiter mich überhaupt in “CC”, oder jetzt halt direkt in den Verteiler? Welche Motivation steckt dahinter? 

Sascha begann von seinen Erfahrungen zu berichten. Viele Mitarbeiter gebrauchen „CC“-E-Mails an den Chef dazu um sich abzusichern. Sie sind unsicher in dem was Sie entscheiden und nutzen das Instrument der „CC“ E-Mails dazu für eigene Sicherheit zu sorgen. Frei nach dem Motto: “ Wenn es dem Chef nicht gefällt, dann kann er ja einschreiten und wenn es schief geht dann bin ich nicht Schuld, denn er war ja informiert!”

Ursächlich dafür ist unter Anderem eine wenig ausgeprägt oder schlechte Fehlerkultur im Unternehmen bzw. eine geringe Ergebnisverantwortung der einzelnen Mitarbeiter. 

Wir lebten seit Jahren ein klares Rollen und Verantwortungssystem und hatten ein sehr eindeutiges Organigramm (intern nannten wir es Verantwortungschart). Außerdem in klarer Ergebnissprache formulierte Rollenbeschreibungen. An der mangelnden Klarheit darüber was jeder Einzelne entscheiden darf (verantwortet) und was nicht konnte es also nicht liegen. Dann musste es wohl die Fehlerkultur sein.

Sascha empfahl mir meine Mitarbeiter aktiv zu ermuntern, dass sie Risiken im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten eingehen und dabei Fehler machen dürfen. Damit Sie aber dennoch eine Möglichkeit haben Probleme anzusprechen bzw. von Ihren „Lessons Learned“ zu berichten, sollte ich einen Raum, z.B. in Form eines wöchentlichen Meetings, schaffen in dem diese Themen diskutiert werden können. Somit gebe ich auch Fehlern einen Raum und nehme meinen Mitarbeitern die Unsicherheit alles in „CC“ absichern zu wollen. Das war die Geburt unseres wöchentlichen „Mach-mich-besser-Meetings”.

Hat es geholfen? Oh ja und Wie! Nachdem ich in einer weiteren E-Mail und einer kurzen Ansprache vor meinem Team noch einmal klar gemacht habe, dass Fehler machen für mich zur DNA unseres Unternehmens gehört und es dabei aber vor allem wichtig ist sich regelmäßig über diese Fehler und die Lessons Learned daraus auszutauschen um gemeinsam zu wachsen, veränderte sich der Umgang miteinander und auch die Entwicklung meines Posteingangs noch einmal drastisch. 

Mein Ziel - die Reduzierung der Mails um 80% -  war erreicht und zusätzlich wuchsen Kultur und Produktivität im Unternehmen insgesamt noch einmal spürbar!

Wie ist es in deinem Unternehmen? Bekommst du viele “CC”-E-Mails von deinen Mitarbeitern? Wie viele davon sind wirklich wichtig für dich? Habt Ihr eine wirkliche Fehlerkultur? 

Bist Du ein Unternehmer, der auf der Stelle tritt und nicht mehr vorwärts kommt weil er zu viel arbeitet und mit der Vielzahl an Herausforderungen schlicht überfordert ist?

Falls ja, dann vereinbare über https://www.otaja.de/termin ein kostenloses und unverbindliches 60-minütiges Erstgespräch mit uns.